"LKPP-Melawan Korupsi di Jalan Sunyi", Berbuat Sesuatu Tidak Perlu Hingar Bingar

http://www.infokomputer.com/2013/10/berita/lkpp-melawan-korupsi-di-jalan-sunyi/

Saya agak tidak nyaman dengan judul tulisan di Infokomputer ini. Kata "melawan" bagi saya terlalu keras dan tidak sesuai dengan langkah yang selama ini saya jalankan untuk membangun e-procurement di tanah air.

"Memfasilitasi dan mengawal pengadaan yang bebas korupsi" mungkin judul yang lebih tepat menggambarkan posisi yang selama ini diperankan oleh LKPP dengan e-procurement-nya.

Kata "di jalan sunyi" mungkin dimaksudkan adalah kondisi tanpa gembar-gembor publikasi. Kata ini memang tepat sekali menggambarkan bagaimana inisiatif LKPP dan para penggiat e-procurement tidak pernah mendapat tepuk tangan dan pujian ataupun sorotan mass media. Tapi yang jelas kata "sunyi" tidak menggambarkan kesendirian. Program implementasi e-procurement adalah program yang digerakkan oleh banyak sekali orang. Program ini adalah gerakan, bukan proyek.

http://www.infokomputer.com/2014/02/fitur/lkpp-lawan-korupsi-teknologi-e-procurement/

IAPI dan Tantangan Perubahan

Walau belum maksimal, Kita semua patut berbangga, IAPI masih eksis sampai hari ini dengan 6 tahun perjalanan kiprahnya, dengan 20 DPD yang tersebar di ibukota provinsi.

Tantangan ke depan semakin menyenangkan, bukan karena semakin mudah, tetapi justru karena  semakin banyak "Opportunity" atau ruang peran yang dapat diisi oleh kita anggota IAPI maupun masyarakat pengadaan.

Perlu selalu diingat,   IAPI dapat menjadi wadah kita untuk mengisi ruang peran tersebut.

Apa saja peluang-peluang ruang peran anggota IAPI?

Di era teknologi  web 2.0, lahirnya net generation, berkembangnya social network dengan media sosialnya, dan munculnya usaha digital yang  merevolusi ekonomi dunia memberi peluang peranserta yang lebih besar bagi setiap anggota.

Keempat hal di atas paling tidak membuka peluang anggota IAPI untuk berkolaborasi. Setiap anggota dapat memanfaatkan media sosial dan jaringannya untuk mendorong kolaborasi yang masif. Sudah banyak contoh kolaborasi seperti itu dapat mengubah apapun.

Dengan demikian, walaupun pengadaan nasional memiliki skala perubahan yang sangat besar, banyak hal dan banyak pihak yang harus berubah, dengan peluang yang ada perubahan itu sangat mungkin dilakukan. Dengan kolaborasi banyak pihak, khususnya anggota IAPI, modernisasi pengadaan dan perubahan dunia pengadaan di tanah air dapat dilakukan.

Di sini IAPI adalah bagian dari Mass Collaborator.  IAPI adalah social network. Atau IAPI menjadi Collaboration Facilitator untuk perubahan.

Untuk ada beberapa kata kunci yang perlu diinternalisasi, yaitu: open innovation,  co-creation,  open,  shared, self organizing.

IAPI harus bisa menjadi organisasi yang "Tidak Biasa",  "Advance" dan "Unordinary".

(Disampaikan pada Munas IAPI 2014)

Salam IAPI

Ikak G. Patriastomo
Ketua Umum

Selfie dan Marketing

Berawal dari status pak Mudji yang mengutip tulisan Reinald Khasali tentang trend foto selfie dari pandangan marketing, ada komentar yang mencolek (istilah di sosmed) saya tentang selfie saya di depan Citilink.

Saya memang sadar betul waktu mengambil foto selfie di depan Citilink. Sadar bahwa saya bisa ikut mengiklankan Citilink, termasuk dengan status yang saya tulis "mudah, murah, cepat, ... dan tidak lelah..."
Paling tidak, ada sekitar 2000 orang dalam daftar teman yang berpotensi membaca itu. Syukur-syukur, tambah teman dari teman yang men "like" dan memberi komentar.
Revolusi media sosial yang terjadi saat ini memberi peluang "marketing" yang luar biasa. Oleh karena itu, semua orang atau organisasi yang memerlukan "marketing" bagi produknya perlu memanfaatkan media sosial yang ada, seperti yang disampaikan Reinald Khasali.

Di kantor, saya juga selalu menekankan kepada semua staf untuk memiliki akun media sosial dan digunakan untuk menyampaikan pesan reformasi pengadaan.
Kesukaan akan berfoto selfie juga membantu mengenalkan LKPP. Banyak orang dari daerah yang datang ke LKPP berfoto selfie di depan tulisan LKPP. Saya rasa, LKPP menjadi lebih dikenal karena foto-foto ini yang diunggah ke sosmed.
Hanya saja, karena sebagian besar yang berfoto selfie di kantor LKPP adalah para pelaksana pengadaan, bukan para pimpinan instansi, maka LKPP lebih dikenal di kalangan pelaksana pengadaan, dan belum secara luas di kalangan pengambil keputusan.
Tapi, 5 tahun lagi, pasti sudah berbeda, karena para pengambil keputusan nantinya adalah para pelaksana saat ini.

Membangun Ekosistem Pengadaan

Jakarta, 29 Mei 2015.

Sampai hari ini, tingkat efisiensi pelaksanaan pengadaan masih terbatas. Potensi efisiensi ini masih besar diperoleh di tahapan baik perencanaan, pemilihan, pelaksanaan dan pemanfaatnya. Secara sederhana di setiap tahapan memberi peluang peningkatan efisiensi biaya tidak kurang dari angka 20% melalui perencanaan yang lebih matang, 10% dengan penataan kompetisi di pasar pengadaan, dan lebih dari 20% di tahap pelaksanaan dan pemanfaatnya.

Proses pengadaan pada akhirnya menuntut barang/jasa yang terdeliver sesuai rencana, baik dari segi waktu delivery maupun mutu. Hari ini, proses pengadaan belum mampu menjawab tuntutan delivery tersebut dengan banyaknya pekerjaan yang terlambat dan diserahkan tidak sesuai dengan kualitas yang direncanakan. Pekerjaan menjadi tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal, bahkan pada banyak kasus tidak termanfaatkan atau bahkan rusak sebelum waktunya.

Dalam hubungan antara pengguna dan penyedia, pelaku pasar pengadaan masih sangat terbatas (penyedia yang terlibat tidak lebih dari 200 ribu unit usaha dari 4,2 juta unit usaha potensial) serta tidak kompetitif karena praktek monopolistik, oligopolistik, kartel dan berbagai macam persekongkolan di antara para pelaku usaha. Sebagian besar pelaku usaha menguasai banyak unit usaha dalam upaya menguasai kontrak pengadaan (banyaknya kasus pelelangan yang praktis dikuasai oleh sekelompok pelaku usaha).

Pasar pengadaan juga tersegmentasi (pelaku usaha yang berkontrak dengan pemerintah berbeda dengan swasta, 90 persen pelaku usaha beroperasi hanya di kabupaten dan sekitarnya, dan hanya 1 persen yang beroperasi secara nasional. Sebagian besar pelaku usaha yang kecil (90%) inilah saat ini membuat gaduh dunia pengadaan.

Kompetensi SDM pengadaan baru mendapat perhatian secara lebih serius pada tahun 2003 dengan Keppres 80/2003 yang mulai mengarahkan berkembangnya ekosistem ahli pengadaan. Dunia pengadaan mulai diperkenalkan dengan skema sertifikasi dan pelatihan kompetensi. Berbagai pihak mulai diajak untuk menyelenggarakan pelatihan kompetensi pengadaan. Saat ini, sudah terdapat tidak kurang dari 200.000 orang yang bersertifikat melalui pelatihan. Namun demikian, kompetensi pengadaan yang diharapkan untuk mampu melaksanakan pengadaan secara memadai masih dibutuhkan kompetensi lebih dalam lagi yang belum dapat diyakinkan dengan proses yang terjadi saat ini.

Akumulasi dari permasalahan inefisiensi, inefektifitas, persaingan tidak sehat di pasar pengadaan dan kompetensi SDM yang terbatas bermuara pada situasi “distrust” dari masyarakat dan aparat pengawas/penegak hukum. Pengadaan selalu disorot dengan kaca mata penuh curiga. Situasi tersebut tidak menguntungkan bagi orientasi mempercepat pembangunan karena di tengah kompetensi yang terbatas, seseorang menjadi selalu ragu-ragu melangkah untuk memproses pengadaan. Peraturan perundangan dan sistem pendukung Peraturan perundangan yang ada saat ini di samping masih terbatas (terlalu berlebihan untuk pekerjaan sederhana, tidak memadai untuk pekerjaan yang kompleks) juga sudah ketinggalan jaman, baik yang langsung maupun yang terkait. Banyak pemikiran baru yang harus dapat didukung oleh peraturan yang ada yang tidak dapat diimplementasikan saat ini secara maksimal karena peraturan perundangan yang terkait belum memberi ruang untuk itu.

Pengembangan Ekosistem Pengadaan

Secara sederhana, ekosistem pengadaan perlu ditumbuhkan dan didorong maturity-nya,  meliputi  1) organisasi dan kelembagaan pengadaan yang lengkap mewadahi semua kebutuhan sifat dan kompleksitas pengadaan, 2) pengembangan sumber daya manusia yang memungkinkan seluruh elemen terlibat dalam pengembangan kompetensi, 3) pemanfaatan teknologi informasi untuk memfasilitasi proses pengadaan dan menata pasar pengadaan, serta membuka ruang partisipasi publik yang lebih luas untuk menjaga akuntabilitas pengadaan dan 4) dukungan peraturan perundangan yang mendukung proses dan tatalaksana yang lebih berorientasi pada hasil.

Semua kebijakan terkait dengan elemen pembentuk ekosistem tersebut perlu secara komprehensif diformulasikan dan diimplementasikan bersama-sama walaupun memiliki roadmap yang berbeda-beda dan dengan kecepatan menghasilkan quick-win yang berbeda-beda pula.

Pengembangan kompetensi SDM adalah elemen yang kecepatannya relatif rendah dan memerlukan waktu yang lebih panjang dibandingkan dengan elemen misalnya penyediaan tools untuk proses pengadaan dan menata pasar (dengan teknologi informasi yang saat ini).

Oleh karena itu, belajar dari pengalaman LKPP selama ini dalam penerapan e-procurement, adopsi teknologi informasi dan komunikasi yang secepatnya dan seluas-luasnya dapat menjadi pintu masuk dan menjadi kebijakan yang strategis untuk memberi quick win dalam kebijakan pengadaan untuk percepatan pembangunan.

Walaupun penerapan e-procurement memerlukan 4-5 tahun untuk sampai pada titik no point of return, tetapi dibandingkan elemen lain strategi ini jauh lebih cepat memberi hasil.

Adopsi teknologi informasi yang “terkini” (Web 2.0 atau social software) akan memberi peluang yang lebih besar untuk menggalang partisipasi dan kolaborasi berbagai pihak secara massal (Pengadaan 2.0) sehingga kecepatan menjawab issue pengadaan lebih tinggi.

Secara lebih spesifik, Pengadaan 2.0 adalah strategi mengadopsi teknologi Web 2.0 dalam kebijakan dan operasi pengadaan. Strategi Pengadaan 2.0 memungkinkan semua pihak termasuk pihak yang selama ini menjadi customer LKPP dapat mengambil bagian dalam penyelesaian isue-isue pengadaan. Lebih jauh lagi, semua pihak dapat melakukan inovasi dan secara kolaboratif dapat digunakan oleh semua pihak. Strategi ini di samping bersifat fasilitatif juga menuntut perubahan budaya kerja semua orang yang terlibat di dalamnya.

Dengan strategi ini, LKPP tidak perlu kuat dan besar, tetapi cukup berparadigma melayani dan menggerakkan. Birokrasi pengadaan akan lebih berorientasi melayani.

Keterbukaan informasi (open), kesediaan berbagi (share) dan berkolaborasi (collaborate) akan mendorong inovasi dan “trust”. Pengadaan akan menjadi ekosistem yang menyenangkan juga responsif terhadap kebutuhan perubahan yang cepat.

Dengan strategi Pengadaan 2.0, lembaga seperti LKPP dan lembaga pemerintah lainnya bukan lagi sebagai pengambil peran dominan dalam perubahan, akan tetapi hanya menjadi bagian dari ekosistem pengadaan yang akan terus-menerus berkembang. Semua pihak dan sebanyak-banyaknya pihak dengan strategi ini akan mendapat ruang untuk mengambil bagian dalam pengembangan ekosistem pengadaan.

LKPP cukup hanya berfungsi sebagai salah satu titik penggerak awal perubahan (katalis). Dengan demikian, terganggunya dan terhambatnya pertumbuhan beberapa komponen ekosistem akan selalu diambil alih oleh komponen lainnya sehingga ekosistem pengadaan secara keseluruhan tidak akan terganggu.

Pengadaan di BUMN

Pengadaan di BUMN bagaimanapun juga perlu tetap dapat memberi dampak bagi perekonomian khususnya bagi peningkatan daya saing usaha nasional. Bila BUMN bisa mengikat kontrak yang lebih panjang dan menciptakan kepastian permintaan barang/jasa tertentu, maka dunia usaha akan membangun kapasitas suplai dan daya saingnya.

Karakteristik pengadaan di BUMN (yang lebih luwes dalam  kebijakan anggarannya) lebih memberi peluang kepada kebijakan pengadaan yang dapat mendorong industri nasional melalui jangka waktu kontrak yang lebih panjang (multi years) tanpa dibatasi dengan proses politik yang bisa tidak menentu.

Beberapa waktu yang lalu kita pernah disuguhi dengan pernyataan Menteri BUMN yang dikutip oleh berbagai media dari sudut pandang yang berbeda-beda dengan issue yang digarisbawahi berbeda pula.

Dari sudut pandang BUMN, prosedur yang diperkenalkan dalam peraturan presiden tentang pengadaan (yang di dalamnya terdapat kebijakan pengembangan industri nasional) dianggap tidak cukup mendukung kecepatan kebutuhan pengadaan untuk operasinya, khususnya untuk pengadaan barang yang memer lukan respon yang cepat. Keterlambatan suplai dapat mengakibatkan kerugian yang sangat besar, termasuk kerugian ekonomi dan masyarakat bila layanan adalah barang/ jasa publik.

Sebaliknya, kalangan pelaku usaha dalam negeri dengan sudut pandangnya mengkhawatirkan tidak adanya keberpihakan pada usaha nasional dan industri dalam negeri sebagaimana kebijakan pengadaan dalam Perpres Pengadaan Pemerintah yang mencoba untuk melihat usaha nasional dan produksi industri dalam negeri wajib dilindungi dan penggunaannya wajib dimaksimalkan. Kemudian, BMUN dikhawatirkan tidak memberi kesempatan yang sama bagi semua pelaku usaha untuk masuk kepada persaingan usaha yang sehat.

Lebih lanjut, masyarakat luas melihat persoalan pengadaan di BUMN dengan pandangan yang skeptikal. Sebagaimana dimaklumi, masyarakat kita masih belum mudah percaya bahwa pengadaan yang dilakukan oleh pemerintah maupun BUMN benar-benar sudah menerapkan prinsip-prinsip good governance dengan benar. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi BUMN akan perlunya membangun citra bahwa proses pengadaan yang dilakukan sudah mencerminkan penerapan prinsip good governance. Kita semua memiliki tanggung jawab untuk membangun tumbuhnya kepercayaan masyarakat.

Kesadaran akan tuntutan tersebut mendasari pemikiran dalam Perpres Pengadaan Pemerintah bahwa sistem pengadaan yang pertama dipilih adalah metode pelelangan umum atau tender dengan tetap responsif.

Walaupun Perpres Pengadaan Pemerintah tidak mengatur BUMN, metode lelang atau tender merupakan metode paling menjamin bahwa harga yang diperoleh merupakan harga yang terbaik, dan dapat dipertanggungjawabkan, termasuk menjamin tidak terdapat unsur tindak pidana korupsi dan penyalahgunaan wewenang.

Dari perspektif pelaku usaha, pelelangan akan menjamin bahwa semua pelaku usaha mendapat kesempatan berkompetisi secara adil sebagaimana perintah undang-undang yang mengatur persaingan usaha yang sehat.

Dengan demikian, sekali lagi walaupun Perpres Pengadaan Pemerintah tidak dimaksudkan untuk mengatur BUMN, namun prinsip-prinsip di atas, khususnya berkaitan dengan menegakan good governance dan memberi kesempatan yang luas kepada pelaku usaha nasional tetap tidak boleh dilanggar.

Akan halnya isu prosedur lelang dalam Perpres Pengadaan Pemerintah dianggap rumit, maka saya kira banyak praktisi pengadaan saat ini yang bisa membantu untuk membaca prosedur secara lebih sederhana.

Lepas dari persoalan prosedur, dalam banyak hal, kebutuhan mendesak akan suatu barang dikaitkan dengan proses pengadaan harus dipecahkan pada tahap perencanan kebutuhan dan manajemen kontraknya, bukan dengan penunjukan langsung.

Dalam kegiatan operasional, pada dasarnya semua kebutuhan dapat diren- canakan, termasuk penyediaan anggaran nya. Bahwa kebutuhan barang bisa benar-benar dibutuhkan atau tidak dibutuhkan, dapat diatur dalam kontrak penyediaannya. Namun demikian, ada kemungkinan perencanaan kebutuhan dan anggaran tidak mempertimbangkan dan menjang kau berbagai resiko operasi.

Dengan alasan tersebut maka Perpres Pengadaan Pemerintah membatasi penggunaan penunjukan langsung hanya untuk penanganan yang memerlukan waktu yang cepat (mendesak), biasanya karena darurat atau bencana, sehingga tidak mungkin dilakukan proses pelelangan.

Situasi yang lain, pelelangan juga tidak efektif bila diketahui dengan pasti hanya terdapat satu penyedia yang dapat memberi barang atau jasa sesuai kebutuhan kita. Selanjutnya, pelelangan pada dasarnya adalah proses yang memerlukan waktu dan biaya, sehingga untuk pengadaan dengan skala kecil atau nilai kecil, waktu dan biaya yang dikeluarkan menjadi tidak sebanding.

Di banyak pedoman pengadaan (termasuk Keppres 80 Tahun 2003 atau Perpres 54 Tahun 2010), skala dan nilai tersebut kemudian ditetapkan dan diatur untuk mengurangi peluang disalahgunakan. Misalnya untuk organisasinya PBB, pengadaan dengan nilai antara US$ 2.500 sampai dengan US$ 30.000 harus membandingkan penawaran dari 5 (lima) penyedia dengan jangkauan domisili seluas mungkin.


Salam:
Ikak G. Patriastomo

Change Management, kata kunci penerapan e-procurement di Indonesia

E-procurement adalah change management

Definisi yg sederhana, e-procurement atau Pengadaan secara elektronik adalah pengadaan yang didukung atau memanfaatkan TIK. Ada software dan hardware yang dijalankan. Tetapi, apakah begitu ada software dan hardware e-procurement kemudian langsung bisa berjalan? Membuat e-procurement diterapkan tidak sesederhana pengertiannya.

Dengan menggunakan model dalam "change management", e-procurement sebagai teknologi baru akan mempengaruhi atau memerlukan perubahan "people"nya maupun "process"nya. Digunakannya teknologi dimaksud, maka manusia dan prosesnya juga harus diubah menyesuaikan teknologinya. Demikian seterusnya, teknologinya juga perlu terus update manakala ekspektasi people meningkat dan ditentukannya proses terbaru. Dengan demikian, Interaksi manusia, proses dan teknologi akan terus menerus terjadi yang harus dikelola sebagai perubahan.

Oleh karena itu, mengelola penerapan e-procurement adalah mengelola perubahan (disiplin change management) yang perlu waktu, upaya sistematik, terbangunnya visi yang sama, adanya agen perubahan dan menjaga proses perubahan yang terus menerus.

Interaksi yang terjadi pada penerapan e-proc, sebagaimana penerapan teknologi pd umumnya, akhirnya bukan satu proses yang sekali selesai (Big Bang), karena melibatkan 600 K/L/D/I atau 400.000 pengelola pengadaan, 4,2 juta pelaku usaha maupun pamangku kepentingan yang lainnya.

Otomasi dan transformasi bisnis proses

Pada tahap awal, bisnis proses pengadaan dibangun berdasarkan Keppres 80 yang "dielektronikkan" (bisnis proses aplikasi berdasarkan proses manual). Pada tahap selanjutnya, semakin banyak proses manual yang diganti dengan proses yang memanfaatkan betul proses elektronis. Pada akhirnya, bisnis prosesnya menjadi berbeda sama-sekali. Bisnis proses e-tendering dan e-purchasing adalah perkembangan lanjut saat ini.
akan dilanjutkan...

Change Management, Technology Adoption, Innovation Management Process adalah beberapa kata kunci penerapan e-procurement di Indonesia.