Siapa Paling Penting dalam Organisasi?

Hari Jumat yang lalu, saya bertemu dengan teman-teman ULP Kota Kediri. Dalam diskusi terlontar pertanyaan bagaimana mendapat penghargaan insentif yang lebih baik. Apakah berdasarkan pada persentase penghematan yang diperoleh dari proses di ULP atau apa? Mereka memberi contoh dari unit pendapatan daerah yang insentifnya berdasarkan pada bagian yang disisihkan dari hasil pendapatan daerah yang berhasil dikumpulkan.

Saya termasuk yang tidak setuju dengan pendekatan seperti itu. Bila ingin lebih adil, maka prestasi tidak diukur secara parsial. Memberi perhatian lebih pada satu unit kerja akan memberi pemahaman bahwa satu unit kerja bahkan satu orang lebih penting dari unit yang lain. 

Dalam sistem birokrasi atau sistem apapun, setiap unit memiliki peran yang sama pentingnya dengan unit lainnya. Tidak berfungsinya unit yang satu akan mengganggu kinerja sistem secara keseluruhan bahkan bisa menghentikan mesin organisasi.

Berkaitan dengan pengadaan, ULP penting bagi berfungsinya suatu organisasi. Tapi mengatakan ULP sangat penting sehingga layak mendapat perlakuan dan insentif lebih besar daripada unit yang lain tentunya tidak proporsional. Bahwa ULP memiliki beban kerja lebih besar dan menuntut kualifikasi yang lebih tinggi dari posisi jabatan yang lain bisa menjadi ukuran yang lebih proporsional. Bukan karena merasa lebih penting.

Tetap semangat. Mari kita tempatkan diri kita menjadi bagian dari yang lain.

Salam pengadaan.

Ikak G. Patriastomo

Automation vs Business Process Reengineering

Mana yang lebih tepat diterapkan untuk menerapkan e-government atau teknologi digital di suatu organisasi, otomasi proses yang ada lebih dahulu atau langsung "reengineering business process"?

Pertanyaan ini disampaikan ke Onno W. Purbo di Seminar e-Government LKPP tanggal 11 September 2015 di Jakarta.

Untuk penerapan e-procurement di tanah air, dipilih strategi yang pertama. Otomasi terhadap bisnis proses yang telah ada telah memungkinkan adopsi e-procurement terjadi seperti saat ini. Bahkan, otomasi bisnis proses juga dilakukan secara bertahap. Sempat direncanakan tahapan adopsinya mulai dengan pengumuman lelangnya terlebih dahulu. Tahapan ini didorong oleh KPK jaman Ketuanya Pak Ruki, diluncurkan "e-announcement" lelang. Namun tahapan ini tidak berjalan dengan baik. Walaupun faktornya mungkin bukan pada persoalan strategi, tetapi lebih faktor kesiapan "roll out" nya.

Kemudian, dimulailah "roll out" strategi otomasi bisnis proses mulai dari pengumuman lelang sampai dengan pengumuman pemenang dengan mengacu pada prosedur pengadaan Keppres 80 tahun 2004 yang dimodifikasi dengan diundangkannya UU ITE. Bisnis proses ini hanya mengganti dokumen kertas menjadi dokumen kertas yang dipindai (scan), menambah pengumuman di surat kabar dengan pengumuman di website, dan menyandikan dokumen digital/scan yang menggantikan sampul tersegel yang hanya bisa dibuka oleh panitia pengadaan pada waktu yang ditentukan.

Strategi ini mau tidak mau harus diambil karena adopsi teknologi bagi para pihak yang terlibat di pengadaan meliputi sejumlah orang dan pihak yang sangat besar. Untuk itu diperlukan sejumlah besar orang yang melatih dan memperkenalkan digitalisasi dokumen dan proses pengadaan kepada semua pihak yang berkepentingan.

Sampai saat inipun, seluruh proses pengadaan belum selesai dilengkapi dengan proses elektronis.

Strategi ini memang memiliki kelemahan karena semua peluang dari digitalisasi proses menjadi berkurang. Sebagai contoh, misalnya nilai penawaran tidak otomatis bisa diagregasikan karena masih perlu diketik ulang.

12 September 2015.
Ikak G. Patriastomo

Catatan yang Tertinggal

Catatan yang tertinggal....
Setiap akhir tahun selama saya menjabat Direktur e-Procurement LKPP sejak 2008, untuk menutup tahun sebeleumnya dan membuka tahun baru, saya menyempatkan diri menulis "Kata Sambutan". Tulisan ini bisa menjadi refleksi tapi juga menyemangati semua orang untuk menatap masa depan yang pastinya selalu ada harapan.

Seorang pemimpin, dalam banyak hal, selalu dituntut untuk memberi harapan. Dia harus membangun gambaran masa depan. Pemimpin memang harus bermimpi dan mengajak semua orang memiliki mimpi tentang masa depan. Tanpa pemimpin yang bermimpi, tidak ada rakyat yang akan bergerak ke depan.Dengan kata yang sederhana, pemimpin tidak boleh berkata yang realistis. Seperti kata orang, gantungkanlah cita-citamu setinggi langit, karena setinggi itulah sebenarnya kemampuan kita.Beriku ini adalah kata sambutan di akhir tahun 2013.

Sambutan Akhir Tahun Direktur e-Procurement (LPSE. Jakarta, 31 Desember 2012).

Kepada rekan-rekan pegiat e-procurement, baik yang mengelola LPSE maupun yang aktif berpartisipasi mempromosikan e-procurement di tanah air, juga rekan-rekan di Direktorat e-Procurement LKPP dan rekan-rekan staf dan pejabat LKPP, Selamat Tahun Baru 2013.

Tanpa terasa, perjalanan e-procurement di tanah air telah berlangsung selama 5 (lima) tahun. Dalam perjalanan kita selama itu, saya yakin banyak sekali cerita suka duka, riuh rendah, dan haru biru yang menyertai perjuangan kita semua.Setelah 5 tahun, sedikit banyak keinginan kita sudah tercapai. Kita telah berhasil mewujudkan 534 LPSE. Secara faktual kita sudah siap dan mampu melayani seluruh pengadaan barang/jasa pemerintah (119.231 paket lelang) walaupun realisasi nilai anggaran tahun 2012 yang dilelang melalui LPSE baru mencapai sekitar Rp. 145 trilyun. Kita tinggal mengupayakan meningkatnya komitment dari lingkungan kita sehingga terwujud 100% e-procurement.

Oleh karena itu, tidak berlebihan bila pada bulan November 2012 yang lalu kita bertekad Pastikan 100% e-Procurement untuk Indonesia yang Bersih dan Sejahtera.Bagi gerakan e-procurement kita, tahun 2013 ini kita memasuki babak baru karena kita sudah naik kelas.

Berkenaan dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, LPSE sebagai penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa harus bersiap untuk memenuhi ketentuan PP tersebut. Tahun 2013 ini kita akan melakukan evaluasi terhadap sistem kita secara bersama-sama. Secara bertahap, kita akan menyempurnakannya.Mulai tahun ini pula, kita bersama perlu menyepakati tingkat layanan (service level) yang mampu kita berikan kepada pengguna sistem.

Secara bertahap pula tingkat layanan ini akan kita pastikan dan kita tingkatkan. Secara bersama-sama pula kita juga akan terus menyempurnakan proses pengadaan dengan mewujudkan aplikasi pengadaan secara elektronik yang lebih luas dan lebih lengkap.

Kita semua tentunya berharap, proses pengadaan secara elektronik akan lebih memudahkan pengelola pengadaan dengan tetap menjamin tujuan dan prinsip pengadaan. Perubahan besar dan radikal semoga dapat dimulai di tahun 2013 ini. Pengadaan secara elektronik tidak lagi terbatas pada otomasi proses manual yang sebelumnya.Akhir kata, saya berharap kita semua dapati terus menjaga kekompakan dan terus bekerjasama untuk satu visi mewujudkan 100% e-Procurement untuk Indonesia yang bersih dan sejahtera. Semoga, kita selalu mendapat dukungan dari berbagai pihak, termasuk adanya Inpres berkaitan dengan kewajiban 100% e-procurement di tahun 2013.

Salam LPSE
Ikak G. Patriastomo
Direktur e-Procurement, LKPP